Bir ilişkiyi bitirmek, bir çalışanın görevine son vermek ya da iş ortaklığından ayrılmak… Konu her ne olursa olsun, kötü bir haber vermek hiç kolay değildir. Yoğun bir empati duygusu ve iletişim gücü gerektirir. Kuşkusuz çoğumuz için de oldukça zorlayıcı bir süreçtir.

Bugün benim asıl üzerinde durmak istediğim konu ‘bir çalışanın görevine son vermek’ kısmı olacak. İnsan kaynakları olarak bizler bu yükü en fazla omuzlayan birim olabiliriz. Fakat bu durum, iş hayatında bulunan herkesin gizli görevidir aslında… Görevine son verilen kişi, ekip arkadaşlarından yöneticisine kadar herkesten bir cevap bekler. Genelde son derece iyi niyetle konu yumuşatılmak istenir. Fakat işler daha da kötü hale gelir.

Peki, bu süreci daha kolay atlatmanın yöntemleri var mıdır?

Aşağıdaki maddeler kötü bir haber vermek zorunda kalan kişilere yardımcı olabilir.

Bu beş büyük hatayı yapmaktan kaçının:

1-) Minik bir sohbetle konuya girmeye çalışmak

Kötü haberi vereceğiniz kişiye ‘Nasıl gidiyor?’ ‘Günün nasıl geçti?’ gibi sorular sormayın. Bu size göre konuşmayı kolaylaştırıyor olabilir. Fakat karşı tarafı neden orada olduğu konusunda daha da tedirgenleştirir. Oraya özel bir sebeple geldiğinin farkında olan kişi için bu ‘mini sohbet’ aslında eziyet gibidir.

Bunun yerine ne yapmalı: Hızlıca konuya girmelisiniz. “Size bunu anlattığım için üzgünüm” veya “Size bunu söylemenin kolay bir yolu yok” diyerek başlayın.

2-) Süreci daha kolay kabul edilebilir bir hale getirmeye çalışmak / Öldürücü darbeyi yumuşatarak vurmak

‘Şimdilik yollarımız ayrılıyor ama bu daha sonra çalışmayacağımız anlamına gelmez’ gibi konuşmalar yapmak isteyebilirsiniz. Bu şekilde karşı tarafı sakinleştireceğinizi de düşünebilirsiniz. Fakat bu iyi bir fikir değildir. Övgüyü ve eleştiriyi birbirine karıştırmamak gerekir. Eğer gerçekten öyle bir niyetiniz yoksa, gelecekte birlikte çalışabileceğinizden bahsetmemelisiniz.

Bunun yerine ne yapmalı: Nazik ama net olmalısınız. “Çok fazla hata yaptınız. Artık burada çalışamazsınız” demesi zor gelse de net bir açıklama sunmak en doğrusudur.

3-) Konuşmayı yanlış yerde ve yanlış zamanda başlatmak

Konuşmayı, sizin için uygun olan bir zamanda yapmak isteyebilirsiniz. Etrafta başka insanlar varken kendinizi daha rahat hissedebilirsiniz. Peki, sizin için uygun olan zaman ve mekan kötü haberi alacak olan kişi için de uygun mu?

Bunun yerine ne yapmalı: Sizin için değil, diğer birey için en uygun olan zaman ve mekanı seçmelisiniz. Mümkünse yalnız konuşmanız uygun olacaktır. Beş dakika sonra başka bir işiniz varsa o konuşmaya başlamayın. Çünkü bu çok kaba bir durumdur. Kötü haberi ileteceğiniz kişilerin sorularını yanıtlamak için zamanınız olduğundan emin olmalısınız.

Ayrıca, haberi e-posta yoluyla veya telefonla iletmemelisiniz. Yüz yüze görüşmek en doğrusudur.

4-) Karşıdaki kişinin sizi rahatlatmasını beklemek

Kararı alan kişi değil yalnızca haber veren kişi bile olsanız, bu zor bir durumdur. Karşıdaki kişinin stresi veya öfkesi sizi de etkileyebilir. Kendinizi gergin ve mutsuz hissedebilirsiniz.

Ancak ‘Bunu size söylemenin nasıl hissettirdiğini biliyor musunuz?’ ya da ‘Bu kararın kolay verildiğini mi sanıyorsunuz?’ gibi cümleler size yardımcı olmaz. Kötü bir haber alan kişinin sizinle empati kurmasını beklemeyin. Çünkü o sırada asıl kötü hisseden kişinin kim olduğu bellidir. Hatta sizin ne hissettiğiniz onun için pek de önemli değildir. Dolayısı ile kendinizi iyi hissetmeniz onun söyleyeceklerine bağlı olmasın. İnsanların böyle durumlarda farklı reaksiyonlar göstermeleri oldukça normaldir. Bazı insanlar ağlar, bazıları sinirlenir, bazıları söylenilen şeyi kabul etmek istemez…

Bunun yerine ne yapmalı: Karşınızdaki kişinin size kızabileceğini kabul edin. Ancak size kötü davranmasına da izin vermeyin.

5-) Hazırlıksız Olmak

Kötü bir haber iletileceğinde genellikle gergin ve üzgün olunur. Bu yüzden söyleyeceklerinizi unutabilirsiniz.

Bunun yerine ne yapmalı: Ele almak istediğiniz konuların ana hatlarını bir yere yazabilirsiniz. Böylelikle paylaşmak istediğiniz bilgileri aktardığınızdan emin olursunuz.

Derin Bir Nefes Alın!

Birine hayatını etkileyecek kötü bir haber vermek kolay değildir. Kötü haberi vermeden önce tedirgin olabilirsiniz. Korkmayın! Bu sizin şefkatli ve insanlara değer veren biri olduğunuzu gösterir.

”Acı duyabiliyorsan, canlısın. Başkalarının acısını duyabiliyorsan, insansın.”

Tolstoy

Derin bir nefes alın ve mümkün olan en nazik şekilde mesajınızı iletin.

Kaynaklar:
Forbes

Inc.